Jest to nowoczesna strategia zarządzania, jest najczęściej w dziedzinach takich jak księgowość, audyt, szkolenia, zaopatrzenia, administracja kadrowa czy IT ale nie jest to ograniczona liczba możliwości w których taki rodzaj zarządzania może się sprawdzić. Przed wszystkim służy firmom które się rozwijają pozwala na skupienie uwagi na głównych celach i zadaniach firmy, poprzez złożeniu czynności niezbędnych do utrzymania firmy w ręce specjalistów.
Występuje tu znaczna redukcja kosztów ponieważ nie ma potrzeby zatrudniania i szkolenia własnej specjalistycznej kadry ani inwestowania w bazę techniczną co jest bardzo kosztowne. Odciąża również z pewnej ilości zadań/czynności która oddajemy w ręce eksperta z zewnątrz co umożliwią zagospodarować więcej czasu na sprawy firmy, którymi mogą zajmować się pracownicy wewnętrzni.
Warto pamiętać aby przed zatrudnieniem firmy zewnętrznej sprawdzić nie tylko zakres usług ale również sprawdzić czy dana firma oferuje najwyższą jakość usług oraz przejrzeć opinie na jej temat czy firma jest godna zaufania i czy były z nią jakieś większe problemy. Jest to bardzo istotne gdyż firma musi udostępnić firmie zewnętrznej własnej bazy danych, list klientów itp.
Jest również doskonałym sposobem na pozyskanie kapitału, podział ryzyka i zwiększenie elastyczności działania poprzez możliwość szybkiego dostosowania skali działalności do zapotrzebowania na czynniki produkcji.
Oblicza outsourcingu
Zewnętrzne firmy mogą dla nas realizować projekty usprawniające procesy biznesowe, powodujące wzrost konkurencyjności firmy, obniżenie kosztów, ale też zadania, które prowadzą do powstania „organizacji wirtualnej”, czy też mogą przekształcić się w trwałe alianse strategiczne.
Najbardziej popularne obszary oddawane w outsourcing dotyczą administracji funkcji kadrowych, szkoleń, administracji systemów informatycznych, finansów i rachunkowości, audytu wewnętrznego, podatków, zarządzania środkami trwałymi, zaopatrzenia, zarządzania wydrukiem i dokumentami, czy wreszcie obsługi klienta.
Jak mądrze korzystać z outsourcingu
Przed zatrudnieniem firmy, która zamierzamy uczynić naszym usługodawcą jest bardzo istotne, aby jak starannie sprawdzić. Musimy przemyśleć, które zadanie chcemy powierzyć zewnętrznej firmie gdyż do wybory jest outsourcing pełny w tym przypadku kompleksowa obsługa lub selektywny gdy to firma zatrudniająca firmę zewnętrzną dokonuje wybory jakie obszary chce objąć w umowie z usługodawcą.
Ważne jest aby zdefiniować co jest naszym podstawowym biznesem oraz w czym tkwi prawdziwa wartość firmy. Outsourcing obejmuje funkcje pomocnicze, wspierające główną strategię np. obsługa klienta, prace inżynieryjne, kadry oraz finanse oraz również proste zadania typu ochrona, catering.
Korzyści i wady
Oddając nie które czynności firmom zewnętrznym pozwala skupić się na celach i misji firmy:
- Pozwala na redukcje kosztów związana brakiem potrzeby zakupu sprzętu oraz z niepotrzebnym zatrudnienie etatów
- Odciążenie pracowników przedsiębiorstwa, dają możliwość skupienia się na najważniejszych elementach swojej pracy
- Oszczędność czasu i możliwość skupienia się na celach strategicznych.
- Możliwość korzystania z usług ekspertów.
Delegowanie zadań pracownikom tak i outsourcing niesie za sobą pewne ryzyko. Zatrudniając zewnętrzną firmę, można mieć wyobrażenie że jakość świadczonych usług jest dobra niestety jednak nie zawsze może to być zgodne z rzeczywistością. Do największych niebezpieczeństw związanych z usługami outsourcingu należą:
- Ryzyko związane z udostępnianiem poufnych informacji zewnętrznym podmiotom. Wśród firm outsourcingowych, podobnie jak w każdej innej branży, istnieją firmy lepsze i gorsze. Wybór firmy niedoświadczonej lub niedysponującej wykwalifikowanymi kadrami może sprawić, że jakość usług będzie niższa, niż chcielibyśmy. Trzeba też pilnować, aby nie stracić kontroli nad realizacją zadań i aby nie wyciekły poufne dane na zewnątrz.
- Niska jakość świadczonych usług. Zdarza się, że są to firmy bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, nie posiadające odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy praktycznego doświadczenia w przeprowadzaniu projektów znajdujących się w ich ofercie. Dlatego tak ważne jest właściwe wybranie firmy outsourcingowej.
- Nadmierna chęć redukcji kosztów.
- Brak kontroli nad niektórymi procesami w firmie.
- Wykonaniu długoterminowych projektów nie służą zbyt częste zmiany dostawców, chyba że obecny nie spełnia stawianych mu wymagań. Jest to przestroga dla zleceniodawców aby dokładnie sprawdzili firmę którą zatrudnią.